Política de privacidad

Órbita Global (en adelante, Órbita), con domicilio en La Plata, provincia de Buenos Aires, Argentina, desarrolla y opera Órbita Chat, Órbita Gestión y este sitio. Esta distinción es la más importante de toda la página:

• ·De los datos de los pacientes, el responsable es la clínica o el consultorio. Es quien decide qué se carga, para qué y quién accede.
• ·Órbita actúa como encargado del tratamiento: procesa esos datos por cuenta y siguiendo las instrucciones del cliente, únicamente para prestar el servicio contratado.
• ·La cuenta de WhatsApp Business y el número de teléfono son de la clínica. Órbita accede a ellos como proveedor de tecnología autorizado por la clínica ante Meta, y ese acceso se puede quitar en cualquier momento.
• ·De los datos de contacto de nuestros propios clientes y de quienes nos escriben desde el sitio, el responsable es Órbita.

Órbita no vende ni cede datos personales a terceros con fines comerciales, no los usa para publicidad y no usa la información de un cliente para otra finalidad que no sea prestarle el servicio.

De nuestros clientes: nombre, razón social, datos de contacto, datos de facturación, los usuarios que el cliente da de alta en el panel (nombre, correo y rol) y la información de uso necesaria para dar soporte.

De los pacientes de nuestros clientes, en Órbita Chat: el número de teléfono de WhatsApp, el nombre de perfil de WhatsApp y el nombre con el que la clínica lo registra, el contenido de los mensajes que intercambia con la clínica (texto, notas de voz, imágenes, documentos, ubicaciones, contactos y reacciones), los turnos (fecha, sede, profesional y tratamiento), la cobertura que declara, y los datos de su ficha que el sistema de agenda de la clínica comparte para poder agendar, como el nombre completo, el teléfono, el número de historia clínica o la fecha de nacimiento.

De los pacientes de nuestros clientes, en Órbita Gestión: los datos que la clínica carga en el sistema, que pueden incluir datos identificatorios, de contacto, de cobertura y datos de salud, como la historia clínica, el odontograma, las evoluciones, las imágenes y los planes de tratamiento.

De quien nos escribe: lo que completa en el formulario de contacto o le pregunta al asistente del sitio, usado únicamente para responder esa consulta.

Los datos de salud son datos sensibles y reciben el tratamiento reforzado que exige la normativa argentina. Un mensaje de WhatsApp en el que un paciente cuenta qué le pasa también lo es, y lo tratamos como tal.

Cuando una clínica conecta su WhatsApp a Órbita Chat lo hace con el registro integrado de Meta (Embedded Signup), con su propia cuenta de Facebook o de Meta Business. Con esa conexión nos autoriza, como proveedor de tecnología, a acceder por su cuenta a:

• ·La identificación de su cuenta de WhatsApp Business (WABA) y de su número: el identificador, el número visible y el nombre verificado.
• ·Los mensajes que los pacientes envían a ese número y los que la clínica envía, con sus estados de entrega y de lectura, que Meta nos remite por webhooks mientras la conexión está activa.
• ·Las plantillas de mensaje de la cuenta: crearlas, consultar su estado de aprobación y enviarlas cuando la clínica lo indica.
• ·El perfil comercial del número y los avisos de calidad, límites de envío y estado de la cuenta que Meta informa.
• ·Si la clínica ya atendía desde la app WhatsApp Business y elige compartirlos al conectar, el historial de chats de hasta 180 días y su lista de contactos, más los mensajes que siga escribiendo desde el celular.

Usamos esos datos únicamente para prestarle el servicio a esa clínica: mostrar la bandeja a su equipo, contestar con el asistente según el protocolo que la clínica definió, agendar y confirmar turnos y enviar las plantillas que la clínica aprobó. No los usamos para publicidad, no los cruzamos entre clientes, no los vendemos ni los cedemos.

Tratamos la información de la plataforma conforme a las Condiciones de la Plataforma de Meta, las Condiciones de WhatsApp Business y la Política de mensajes de WhatsApp Business. Si la clínica quita a Órbita de sus integraciones en Meta, dejamos de recibir sus mensajes en el acto, y lo que ya tenemos guardado se elimina como se explica en el punto 11.

Órbita Chat (la bandeja, el asistente y sus integraciones) se aloja en servidores del proveedor Contabo ubicados en la Unión Europea (Francia). No hay instalación local en las computadoras del consultorio.

Órbita Gestión se aloja en infraestructura en la nube ubicada en un centro de datos de San Pablo, Brasil.

Los mensajes de WhatsApp pasan además por la infraestructura de Meta, que los trata según sus propias condiciones y su propia política de privacidad, como en cualquier uso de WhatsApp.

Al tratarse de transferencias internacionales de datos, se aplican las previsiones de la Ley 25.326 de Protección de los Datos Personales y su reglamentación.

En todos los productos:

• ·Cifrado en tránsito (HTTPS y TLS) en todas las conexiones: con el navegador, con Meta, con los proveedores de inteligencia artificial y con los sistemas de agenda.
• ·Cada clínica es una cuenta separada: su equipo ve únicamente lo suyo, con usuarios individuales y permisos por rol.
• ·Las credenciales de las integraciones y las claves de acceso a Meta viven en el servidor, nunca en el navegador ni en el celular de nadie.
• ·Cada aviso que recibimos de Meta se verifica con su firma antes de procesarlo.
• ·Copias de seguridad periódicas y monitoreo del servicio.

Además, en Órbita Gestión:

• ·Seguridad a nivel de fila activada en el 100% de las tablas de la base de datos: cada usuario solo accede a lo que su rol permite, verificado en la base y no solo en la pantalla.
• ·Cinco roles con permisos diferenciados, cerrados por defecto y abiertos de a uno.
• ·Registro de accesos que no puede editarse ni eliminarse, ni siquiera por el titular de la cuenta.
• ·Registro de cada modificación de la historia clínica, con fecha y autor. Las modificaciones las habilita solo el titular de la cuenta.
• ·Cifrado en reposo provisto por la infraestructura.

Hoy el sistema no cuenta con autenticación de doble factor. Preferimos decirlo antes que dar a entender lo contrario. Está en el plan de trabajo.

Solo con los proveedores necesarios para prestar el servicio, y únicamente en la medida en que resulte necesario:

• ·Meta Platforms, que opera WhatsApp: por ahí entran y salen los mensajes cuando el cliente usa la plataforma de WhatsApp Business.
• ·OpenAI, cuyos modelos usamos para generar las respuestas del asistente, clasificar conversaciones y transcribir las notas de voz. Se le envía el texto necesario para responder y el audio a transcribir, bajo las condiciones de su API, que no permiten usar esos datos para entrenar sus modelos.
• ·ChakraHQ, proveedor de soluciones de WhatsApp a través del cual hoy se cursan los mensajes de la plataforma de Meta para parte de nuestros clientes, mientras completamos la conexión directa con Meta.
• ·Los proveedores de infraestructura en la nube donde se aloja cada producto, indicados en el punto 4.
• ·El sistema de agenda de la clínica (Bilog, Dentalink, Benty, Calendly u otro): consultamos y cargamos turnos y datos de la ficha con las credenciales que la clínica nos entrega. Ese proveedor trata los datos según su propio contrato con la clínica.
• ·Proveedores de facturación y cobro, cuando corresponde.

No compartimos información con anunciantes ni con intermediarios de datos, y ningún proveedor recibe más de lo que necesita para su parte.

Los datos de nuestros clientes, mientras la relación esté vigente, y después por el plazo que exija la normativa fiscal y contractual.

En Órbita Chat, las conversaciones, los mensajes, los archivos, las transcripciones y los turnos se conservan mientras el servicio esté contratado, porque son la historia de atención de cada paciente que la clínica necesita tener a mano. Al terminar el contrato, el cliente puede exportar su información y, a su pedido, la eliminamos dentro de los 30 días, salvo lo que la ley nos obligue a conservar. Los registros técnicos (avisos de Meta ya procesados, registros de actividad) se purgan solos en plazos de días o semanas.

En Órbita Gestión, los plazos mínimos de conservación de las historias clínicas son los que fija la Ley 26.529 y la reglamentación profesional correspondiente. Antes de una baja definitiva, el cliente puede exportar toda su información desde el propio sistema.

Las copias de seguridad se eliminan en su ciclo normal de rotación.

Toda persona tiene derecho a acceder, rectificar, actualizar y suprimir sus datos personales, en los términos de la Ley 25.326.

Si sos paciente de una clínica que usa Órbita, el pedido se dirige a la clínica, que es la responsable de esos datos, y Órbita la asiste para poder responderte. También podés escribirnos directamente a nosotros y lo coordinamos con la clínica. Además, el paciente tiene derecho a obtener una copia de su historia clínica conforme a la Ley 26.529, y Órbita Gestión la genera en formato imprimible.

La Agencia de Acceso a la Información Pública es el órgano de control de la Ley 25.326 y tiene atribuciones para atender denuncias respecto del incumplimiento de las normas sobre protección de datos personales.

Cuando el cliente contrata el asistente, los mensajes que intercambia con los pacientes se procesan con modelos de lenguaje para generar la respuesta, y quedan registrados en el panel del cliente. Las notas de voz se transcriben automáticamente para que el asistente y el equipo de la clínica puedan leerlas. Todo ese contenido se trata como información del cliente, con las mismas reglas de acceso y conservación descriptas arriba.

El asistente responde según el protocolo que cada clínica define, y está diseñado para derivar a una persona cuando detecta señales que requieren criterio profesional. No emite diagnósticos.

Usamos conversaciones reales de cada cliente para evaluar y corregir a su propio asistente, dentro del mismo entorno y con el mismo equipo que da soporte. No entrenamos modelos con datos de pacientes y no compartimos las conversaciones con nadie más que los proveedores indicados en el punto 6.

Medimos cuántas visitas recibe cada página y cuánto tarda en cargar con tres herramientas. La analítica de Vercel no instala cookies, no guarda tu dirección IP y no arma un perfil tuyo. Google Analytics 4 sí instala cookies propias de este sitio para distinguir una visita de otra y para saber si quien agendó una llamada llegó desde un anuncio; Google trata esos datos según su propia política de privacidad, con la dirección IP anonimizada, y no los usamos para publicidad personalizada ni para seguirte por otros sitios. Podés bloquear esas cookies desde tu navegador sin que el sitio deje de funcionar. El píxel de Meta instala una cookie de Meta y le informa qué páginas de este sitio visitaste y qué botones de contacto tocaste, para medir y mejorar nuestros anuncios en Facebook e Instagram; Meta puede usar esa información para mostrarte anuncios nuestros, según su propia política de privacidad. Podés bloquearla desde tu navegador o desde la configuración de anuncios de tu cuenta de Meta. Para agendar una llamada usamos Calendly, que se abre en una ventana sobre este sitio: lo que completás ahí lo recibe Calendly, según su propia política de privacidad. Cuando la reserva se confirma, se lo informamos a Google Analytics y al píxel de Meta, sin tu nombre ni tu correo. El formulario de contacto abre WhatsApp con el texto que el visitante completó, y ese mensaje solo sale si el visitante lo envía. El asistente del sitio envía la pregunta y el hilo de esa charla al proveedor de inteligencia artificial para responder, y no los guarda. Para limitar el uso, se conserva en memoria y por poco tiempo una marca por dirección IP, que no se registra en ningún lado.

Está explicado paso a paso, para clínicas, pacientes y visitantes, en hiorbita.com/eliminacion-de-datos. En resumen: una clínica puede quitarle a Órbita el acceso a su WhatsApp desde la configuración de su negocio en Meta en cualquier momento, y pedirnos por escrito la eliminación de todo lo que guardamos; lo hacemos dentro de los 30 días. Un paciente puede pedirlo a su clínica o directamente a nosotros.

Si cambia un proveedor, un lugar de alojamiento o un plazo, se cambia acá. La fecha de última actualización figura al comienzo de esta página, y los cambios relevantes se avisan a los clientes con antelación razonable.

Para ejercer derechos o hacer cualquier consulta sobre esta política, escribinos a info@hiorbita.com. Respondemos nosotros.