La agenda que se lee de un vistazo.
Cargar un turno lleva segundos, cada estado tiene su color y lo que bloqueás no lo saltea nadie, tampoco el asistente de WhatsApp.
El paciente, el motivo y el horario. El resto sale solo.
Buscás al paciente o lo creás ahí mismo. Elegís qué se va a hacer y la agenda te muestra lo libre de la semana, con el profesional que conviene.
- La duración se pone sola: elegís «Limpieza y flúor» y el turno pasa a 45 minutos.
- Profesional recomendado: al tocar un horario te sugiere al que tiene menos turnos esa semana.
- Primera vez o frecuente: el sistema lo sugiere mirando si el paciente ya vino.
Tocás el turno y ves en qué está.
Siete estados, del primer mensaje a la salida del consultorio. Cada cambio queda registrado con quién lo hizo.
- Siete estados reales: confirmado, esperando confirmación, pendiente, en sala, completado, cancelado y ausente.
- Confirmaciones solas: se programan y quedan listas para salir por WhatsApp.
- Nada se pierde: «Confirmado por Laura Méndez» y el historial con cada cambio.
Una mirada a la semana y ya sabés cómo viene.
Cada tarjeta dice dos cosas a la vez: el fondo cuenta en qué está el turno y el color del nombre, quién es el paciente.
- El fondo es el estado: rayado si espera confirmación, verde si está en sala o completado, rojo si faltó.
- El nombre es el paciente: azul si viene por primera vez, violeta la segunda, verde si es frecuente. En negrita, si confirmó.
- Borde rojo con «!»: el turno quedó fuera del horario del profesional.
Lo que bloqueás, no lo saltea nadie.
Una jornada de conductos, una capacitación, vacaciones o un feriado. Se marca una vez y la agenda, la recepción y el asistente lo respetan.
- Para quién: toda la clínica, una sede o un profesional.
- Tres efectos: bloquea a todos, sólo al bot (recepción puede asignar) o sólo informativo.
- Una vez o siempre: todo el día o un rango de horas, y si se repite.
El día, la semana o el mes. Por sillón o por profesional.
La misma agenda, mirada como la necesita cada uno: la recepción el día, la dueña el mes y el profesional sólo lo suyo.
- Día, Semana, Ampliada, Mes y Lista: la ampliada abre una columna por profesional.
- Filtros: por sede, por estado y por profesional, e imprimir lo que se ve.
- La lista: quién creó cada turno, cuándo y para qué fecha.
En detalle
Todo lo que hace la agenda
Agenda por sillón
El sobreturno accidental no existe acá.
En los otros sistemas el choque de turnos sale como un cartel de advertencia, y un cartel se ignora con un clic a las nueve de la mañana con la sala llena. Acá el turno directamente no se guarda: el control está en la base de datos, no en la pantalla.
- ·Un profesional puede tener dos turnos a la misma hora en sedes distintas; un sillón no puede tener dos pacientes nunca
- ·Si el sillón está ocupado, ofrece tres horarios libres en ese mismo sillón
- ·Los resolvés con el paciente al teléfono, sin colgar y volver a llamar
- ·El sobreturno se puede hacer, pero es explícito y queda marcado como tal
- ·Arrastrás el turno para cambiarlo de hora o de sillón
- ·Vacaciones y feriados se bloquean de una vez, no turno por turno
- ·Lista de espera, para saber a quién llamar cuando se libera un hueco
¿Y si el profesional atiende en dos sedes el mismo día?
Puede. Lo que no puede es que dos pacientes caigan en el mismo sillón a la misma hora. El control es sobre el sillón, no sobre la persona.
¿Puedo mover un turno sin volver a cargarlo?
Sí, lo arrastrás a otra hora o a otro sillón. Vuelve a chequearse contra la base al soltarlo.
¿Cómo bloqueo las vacaciones de un profesional?
De una vez, por rango de fechas. No hay que ir turno por turno. Los feriados se cargan igual.
Recordatorios y recontacto
El turno se recuerda solo, y el que no contesta recibe otro mensaje.
Esto lo hace Órbita Chat, nuestro asistente de WhatsApp, que se contrata aparte. Le pide confirmación al paciente 48 y 24 horas antes, y si no responde lo vuelve a contactar para que el lugar no quede vacío.
- ·Primer aviso por WhatsApp 48 horas antes
- ·Confirmación 24 horas antes, con botones
- ·El paciente confirma o avisa desde el mismo chat, sin llamar
- ·El asistente lo vuelve a contactar
- ·Si no puede venir, le ofrece otro horario
- ·La secretaria puede tomar la conversación cuando quiera
Sofía Medina
Turno: viernes 19 · 10:30 · Dra. Vega
Miércoles · 48 horas antes
Hola Sofía, te recordamos tu turno del viernes 19 a las 10:30 con la Dra. Vega.
Sin respuesta
Jueves · 24 horas antes
Hola Sofía, ¿seguís viniendo mañana a las 10:30? Si no podés, te busco otro horario.
Perdón, mañana no llego. ¿Tenés a la tarde?
Sí, mañana a las 17:00. Te lo dejo agendado.
Si no contesta, el asistente le vuelve a escribir antes del turno.
✓Reagendado a las 17:00: las 10:30 quedan libres para otro paciente.
¿Hace falta tener Órbita Chat?
Sí. Los recordatorios y el recontacto los hace Órbita Chat, que se contrata aparte y funciona sobre la API oficial de WhatsApp.
¿Y si prefiero seguir recordando los turnos a mano?
Se puede. La secretaria sigue haciéndolo como hoy: el asistente es una forma más de agilizarlo, no la única.
Agendamiento inteligente
Agenda inteligente: turnos por WhatsApp sin huecos.
Órbita Chat, el bot para agendar turnos por WhatsApp, ofrece primero los horarios que completan tu agenda odontológica: los pegados a otro turno o los que dejó libres una cancelación. Se contrata aparte.
- ·Ofrece primero los horarios que no dejan huecos
- ·Reprograma turnos en el mismo chat
- ·Vuelve a ofrecer el lugar que libera una cancelación
- ·Respeta la duración de cada práctica
Jueves 18 · Sillón 1
Órbita Chat ofrece primero el horario que completa el día.
Hola, ¿tienen turno para el jueves?
Tengo el jueves a las 10:30 o a las 12:00. ¿Cuál te queda mejor?
A las 10:30, gracias.
Las 10:30 quedaban sueltas entre dos turnos. Es el primer horario que ofrece.
✓Agendado a las 10:30: la mañana queda sin huecos.
¿Cómo funciona la agenda inteligente?
El asistente mira la agenda y ofrece primero los horarios que la completan. Si el paciente prefiere otro día u otra hora, se lo busca.
¿Funciona con la agenda que ya uso?
Sí: con Dentalink, Benty o el turnero de Órbita. Es parte de Órbita Chat, que se contrata aparte.
Alta por QR
La ficha nueva la escribe el paciente, no tu recepcionista.
El alta de un paciente son quince campos que hoy alguien tipea mirando un DNI y un carnet de obra social. Con el QR los completa el paciente desde su celular y entran derecho al sistema.
- ·Escanea el QR y completa sus datos y antecedentes desde el navegador
- ·No instala ninguna aplicación
- ·Los datos entran a la ficha, no a un mail que después hay que copiar
- ·Queda registrado quién generó el pase y cuándo
- Nombre y apellido
- Rivas, Ana
- DNI
- 32.114.876
- Fecha de nacimiento
- 14/03/1986
- Teléfono
- 11 5527 4410
- Obra social
- OSDE · 210
- Nº de afiliado
- 62114876 03
Paciente cargado. Recepción no tipeó nada; el pase lo generó la Dra. López.
Enviado
Tus datos
Sin instalar ninguna app.
¿Y si el paciente no tiene celular o no quiere?
Se carga como siempre desde recepción. El QR es un camino más, no el único.
¿Los antecedentes que carga el paciente aparecen en la alerta?
Sí. Lo que declara alimenta la banda de alertas médicas que se ve fija arriba de la ficha.
Controles automáticos
El paciente que se trató una vez es el que más barato vuelve.
Nadie se acuerda de llamar en seis meses. Cuando cerrás un tratamiento, el sistema calcula el control que corresponde y avisa siete días antes.
- ·Calcula la fecha del próximo control según el tratamiento cerrado
- ·Avisa siete días antes, sin que nadie arme una lista
- ·Queda en el panel de quien tiene que llamar
Endodoncia · pieza 36
Cerrada el 14/03
Faltan siete días para el control. Nadie tuvo que acordarse.
Panel de recepción · hoy
Control programado
Llamar a Mariela Álvarez
Control de endodoncia, pieza 36. Se cerró el 14/03.
Sin nada pendiente. El aviso aparece solo cuando corresponde: no hay que armar la lista ni revisar el historial.
¿El aviso le llega al paciente o a la clínica?
A la clínica. Aparece en el panel de quien tiene que llamar, siete días antes.
¿Puedo cambiar el plazo del control?
El control se calcula según el tratamiento que cerraste. El aviso sale a siete días.