El paciente llega a las diez para colocarse la corona. Está sentado, con el provisorio y la tarde libre para venir. La corona no llegó. Alguien llama al laboratorio y le dicen que sale mañana. Controlar los trabajos de laboratorio dental no parece una tarea de gestión hasta que pasa esto: un turno perdido, un paciente molesto y un sillón vacío por algo que se podía ver venir con una semana de anticipación.
El problema casi nunca es el laboratorio. Es que nadie en la clínica tiene a la vista, en un solo lugar, qué trabajos hay afuera, cuándo tienen que volver y qué turno depende de cada uno.
Por qué se pierden los trabajos de laboratorio dental
En la mayoría de los consultorios el seguimiento vive en tres lugares a la vez. La orden en papel que se fue con el trabajo. Un cuaderno o una planilla en recepción. Y el chat de WhatsApp con el laboratorio, donde está la fecha que prometieron pero mezclada con fotos, audios y otros pedidos.
Cada uno tiene una parte. Ninguno tiene la foto completa. Y el que sabe cómo viene cada caso suele ser una sola persona: el día que falta, el seguimiento se corta.
Qué anotar en cada pedido
Un pedido bien cargado responde cinco preguntas sin tener que llamar a nadie:
- Para quién. El paciente y las piezas.
- Qué se pidió y a qué laboratorio. Si trabajan con más de uno, esto importa.
- Quién lo pidió. El profesional que tiene que recibirlo y colocarlo.
- Cuándo lo prometieron. La fecha que dijo el laboratorio, no la que uno supone.
- Cuánto cuesta. Para saber después cuánto se le debe a cada laboratorio.
Con eso cargado el día que sale el trabajo, todo lo demás se puede seguir.
Los estados que importan
Un trabajo de laboratorio pasa por pocos momentos, y conviene nombrarlos como los dice la recepción, no con códigos: pedido, salió, llegó, instalado. Y uno más que siempre aparece: hay que rehacerlo.
Rehacer es el estado más delicado. El paciente quedó con un provisorio, ya vino una vez sin resultado y va a tener que volver. Ese trabajo no puede esperar en el mismo orden que los demás.
El turno que depende del trabajo
Acá está la mayor parte de la plata. Hay dos errores que se repiten y que se pueden evitar:
- El turno se da antes de que el trabajo llegue. Se agenda la colocación contando con la fecha prometida, el laboratorio se atrasa y el paciente viene para nada. La regla más simple: el día anterior al turno, confirmar que el trabajo esté en la clínica. Si no está, avisarle al paciente antes de que salga de su casa.
- El trabajo llega y nadie da el turno. La corona está en un cajón hace diez días, ya se pagó al laboratorio y todavía no se cobró al paciente. Es plata parada, y nadie lo nota porque no hay ningún problema a la vista.
La segunda es más cara que la primera, porque no hace ruido. Un repaso semanal de «qué llegó y no tiene turno» la resuelve.
Lo atrasado primero
Una lista de trabajos ordenada por fecha de carga no sirve para trabajar. Lo que sirve es verla ordenada por urgencia:
- Lo que ya pasó la fecha prometida.
- Lo que hay que rehacer, porque hay un paciente con provisorio.
- Lo que llegó y todavía no tiene turno.
- Lo que tiene que llegar esta semana.
Con ese orden, quien abre la lista a la mañana sabe a quién llamar primero: al laboratorio por lo atrasado, al paciente por lo que ya está.
Cuánto se le debe a cada laboratorio
La otra mitad del control es el dinero. Cada trabajo tiene un costo, y a fin de mes la pregunta es cuánto se le debe a cada laboratorio y qué trabajos siguen impagos. Si eso se reconstruye mirando facturas, se discute. Si cada pedido tiene su costo cargado desde el principio, la cuenta está hecha.
Hay un detalle que conviene decidir: quién ve esos importes. La recepción necesita seguir el trabajo, pero no necesariamente saber cuánto cuesta. Algo parecido pasa con los cobros, y lo contamos en cómo cobrar sin perseguir a los pacientes.
Qué hace Órbita
El sistema de gestión de Órbita tiene un módulo de laboratorio pensado para este problema. Cada trabajo se pide con el paciente, las piezas, el profesional, el laboratorio y la fecha prometida. Se avanza con botones que dicen lo que pasó: «Ya salió», «Llegó», «Instalado» y «Rehacer». La lista no se ordena por fecha de carga: arriba van los atrasados, después los que hay que rehacer, después los que llegaron y no tienen turno, y después lo que llega esta semana.
El dueño ve cuánto se les debe a los laboratorios y qué trabajos siguen impagos. La recepción sigue cada trabajo sin ver el costo. Y el turno de colocación se da en la misma agenda por sillón que usa toda la clínica.