De todos los indicadores de gestión en odontología, casi todas las clínicas que conocimos miran uno solo a fin de mes: cuánto facturaron. Y casi ninguna sabe si ese número fue bueno.
Facturación sola no dice nada. Podés facturar más que el mes pasado habiendo trabajado el doble, con la misma plata en el bolsillo y con el equipo fundido. Estos cuatro sí dicen algo.
1. Qué práctica te deja plata
No cuál facturás más: cuál te deja más por hora de sillón.
Una práctica cara que ocupa tres horas y necesita dos personas puede dejarte menos que una barata de cuarenta minutos. Si no lo mirás por hora, vas a estar empujando el tratamiento equivocado durante años.
Cuando lo mirás, casi siempre aparece una sorpresa: alguna de las que menos te gusta hacer es de las que mejor pagan.
Cómo se calcula: (lo que se cobró por esa práctica − materiales, laboratorio y la parte del profesional) ÷ horas de sillón que ocupó.
2. Ocupación de sillón
El sillón vacío cuesta lo mismo que el sillón lleno. Ya pagaste el alquiler, la luz y a la persona que está.
Este número es incómodo porque nadie lo mide, y cuando aparece suele ser más bajo de lo que uno cree. La sensación de estar a full y el porcentaje real de ocupación rara vez coinciden, porque los agujeros de media hora entre turnos no se sienten pero se suman.
Cómo se calcula: horas de sillón con paciente atendido ÷ horas de sillón disponibles × 100.
3. Ausentismo, por profesional
No el general: por persona.
El ausentismo promedio de la clínica esconde el dato útil. Casi siempre hay un profesional con el doble que el resto, y eso no se arregla con más recordatorios: se arregla mirando qué tiene distinto su agenda, sus horarios o su tipo de paciente. Lo contamos entero en cuánto cuesta el paciente que no viene.
Cómo se calcula: turnos a los que el paciente no vino sin avisar ÷ turnos dados × 100, para cada profesional.
4. Deuda por antigüedad
No cuánto te deben. Hace cuánto.
Cien mil pesos repartidos en veinte pacientes de este mes es una cosa. Cien mil de tres pacientes de hace ocho meses es otra completamente distinta, y la segunda no se cobra sola.
Cuando la deuda se ordena en tramos de 0 a 30, 31 a 60, 61 a 90 y más de 90 días, el deudor crónico aparece solo. Qué hacer en cada tramo está en cómo cobrar a pacientes morosos.
Cómo se calcula: saldo adeudado en cada tramo ÷ deuda total × 100.
Otros indicadores que conviene sumar
| Indicador | Cómo se calcula | |---|---| | Aceptación de presupuestos | presupuestos aceptados ÷ presupuestos presentados × 100 | | Pacientes nuevos | pacientes con primera consulta en el mes | | Ticket promedio | lo cobrado en el mes ÷ pacientes atendidos en el mes | | Retorno de pacientes | pacientes atendidos que volvieron en los últimos 12 meses ÷ pacientes atendidos en ese período × 100 | | Cancelaciones con aviso | turnos cancelados con 24 horas o más de anticipación ÷ turnos dados × 100 |
Cómo medir los indicadores de gestión en odontología
Tener los números no alcanza si se miran mal. Tres reglas simples:
- Siempre el mismo período. Un mes contra el mismo mes del año anterior dice más que un mes contra el anterior, porque enero y marzo no se parecen en ninguna clínica.
- Abiertos por profesional y por sede. El promedio tapa. Si hay dos sedes, la que anda bien esconde a la que no: lo contamos en qué se rompe al abrir una segunda sede.
- Sin mezclar abonos con ingresos. Lo que un paciente pagó por adelantado todavía no es ganancia. Si entra como ganancia, el mes se ve mejor de lo que fue.
Y una más, que es la que casi nadie cumple: mirarlos el mismo día todos los meses. Un indicador que se revisa cuando hay tiempo no es un indicador, es una curiosidad.
Por qué casi nadie los mira
No es por vagancia. Es porque sacarlos a mano lleva medio día: hay que exportar, cruzar planillas, y para cuando terminaste ya es el mes siguiente.
Por eso en Órbita las estadísticas son diez vistas armadas sobre los datos que ya cargás: prácticas realizadas con la más rentable, producción por profesional, ocupación de sillón y ausentismo, entre otras, con filtros por período, profesional y sede. No hay que exportar nada.
Y las cobranzas muestran la deuda ya partida en los cuatro tramos: la planilla que casi nadie arma, armada.