Un martes a la mañana llama el proveedor. Hay un problema con un lote de implantes, o de sobres de esterilización, y necesitan saber en qué pacientes se usó. La pregunta es simple. La respuesta, en la mayoría de los consultorios, es una semana de carpetas. Un software de trazabilidad de esterilización sirve para ese día: para que la pregunta se conteste en minutos y no dependa de la memoria de nadie.
En las charlas con odontólogos el tema aparece de costado, pero aparece. Uno lo resumió así, hablando de los implantes que coloca: «Tengo que hacerlo aparte, en una hoja aparte. Es una locura».
Qué es la trazabilidad en un consultorio
Trazar es poder recorrer un camino en las dos direcciones. Desde el paciente hacia atrás: qué material recibió, de qué lote, con qué instrumental y en qué ciclo se esterilizó ese instrumental. Y desde el lote hacia adelante: a quiénes llegó.
Casi todos los consultorios registran algo, pero en lugares que no se hablan: el libro del autoclave en el cuarto de esterilización, la etiqueta del implante pegada en la historia de papel, la factura del proveedor en una carpeta de administración. Cada registro, solo, está completo. Juntarlos cuando llega el llamado es lo que lleva una semana.
Qué registrar en cada ciclo de esterilización
Los protocolos cambian según el equipo y el tipo de carga, y cada clínica sigue el suyo. Lo que se repite en cualquier registro que sirva para trazar es esto:
- Fecha, hora y equipo. Si hay dos autoclaves, cuál de los dos.
- Número de ciclo. Un número correlativo que después se pueda escribir en otro lado.
- Qué se cargó. Qué paquetes o cajas entraron.
- Los controles del ciclo. El resultado de los indicadores que use la clínica, y si el ciclo se aprobó o se descartó.
- Quién lo hizo. Con nombre, no con «la asistente de la tarde».
Y en cada paquete, una etiqueta con el número de ciclo y la fecha. Ese número es el puente: sin él, el registro del autoclave y la historia del paciente nunca se cruzan.
Qué registrar por paciente
En la consulta, la pregunta es qué anotar para que el camino no se corte. Tres datos alcanzan en la mayoría de los casos:
- El número de ciclo de los paquetes que se abrieron. Pegar la etiqueta o anotar el número en la ficha de ese día.
- El lote del material implantable o de uso crítico. Implantes, membranas, injertos: marca, medida, lote y vencimiento.
- La pieza y la práctica. Para que el registro diga dónde está ese material, no solo que se usó.
El error más común es anotarlo después. Con el paciente en el sillón nadie deja el instrumental para escribir un lote, así que se anota en un papel suelto y se pasa a la ficha al final del día, o no se pasa.
El día que el fabricante llama por un lote
Ese día se ve si el sistema sirve. La búsqueda tiene que hacerse al revés de como se carga: se escribe el lote y aparece la lista de pacientes, con el nombre, el teléfono, la pieza, la fecha y el profesional que lo colocó. Si para llegar a esa lista hay que abrir historia por historia, la trazabilidad existe en los papeles pero no en la práctica.
Tres preguntas separan un registro útil de uno que solo ocupa lugar:
- ¿Se puede buscar por lote? No por paciente, por lote.
- ¿Aparecen también los pacientes que ya no vienen? El recall no distingue entre activos e inactivos.
- ¿Se ve quién cargó cada dato y cuándo? Si un registro se corrigió, tiene que quedar a la vista.
Qué pedirle a un software de trazabilidad de esterilización
Antes de elegir, conviene separar dos cosas que se suelen mezclar. Una es el registro del ciclo: lo que pasa adentro del cuarto de esterilización. La otra es la trazabilidad hacia el paciente: qué material terminó en qué boca. Hay clínicas que resuelven bien la primera con un libro prolijo y se quedan sin la segunda.
Lo que más cuesta, y lo que más vale, es la segunda. Un software sirve si el dato se carga en el momento, en el mismo lugar donde se escribe la historia clínica, y si la búsqueda inversa funciona sin pedirle nada a nadie. Las preguntas de fondo están en qué preguntarle a un software dental antes de firmar.
Qué hace Órbita
El sistema de gestión de Órbita permite registrar la trazabilidad de material por lote. Cada material se carga con su lote y su vencimiento, y cuando se usa en una práctica queda atado a ese paciente, a esa pieza y al profesional. Desde el odontograma, al marcar un implante, se registra el lote usado. Y la búsqueda funciona al revés: se escribe el lote, la marca o el código del fabricante y sale la lista de pacientes, con acceso directo a cada ficha, incluidos los que se dieron de baja.
Lo que todavía no hace: el registro de cada ciclo del autoclave no está en el sistema. El libro o la planilla de esterilización se sigue llevando aparte. Lo que resolvemos es la parte que hoy lleva una semana: saber a quién llamar.