Una clínica nos lo dijo en la primera reunión, antes de que preguntáramos nada: «No tenemos un problema de leads, porque leads cuando ponemos pauta sobran». Tenía razón a medias. Cuando alguien pregunta cómo conseguir más pacientes en odontología, casi siempre piensa en traer más consultas. Pero muchas clínicas ya tienen consultas. Lo que no tienen es la cuenta de cuántas se convierten en un paciente que se sienta en el sillón y paga.
En esta nota van dos cosas: cómo calcular cuánto te cuesta cada paciente nuevo y dónde se pierden los que ya te escribieron.
El número que casi nadie calcula
Los reportes de pauta hablan de alcance, clics, mensajes iniciados y costo por conversación. Son números útiles para el que maneja los anuncios. Para el dueño de la clínica, sirven poco: un mensaje no paga el alquiler.
El número que importa es el costo por paciente: lo que invertiste en un período dividido por los pacientes nuevos que llegaron a atenderse y pagaron algo en ese mismo período.
Un ejemplo con números inventados, para ver la diferencia. Invertís $ 600.000 en un mes y entran 300 conversaciones. El costo por conversación es de $ 2.000, y parece barato. Pero de esas 300, agendan 60, vienen 40 y pagan un tratamiento 25. El costo real por paciente es de $ 24.000. Es doce veces más de lo que decía el reporte, y es el número con el que hay que decidir si la campaña conviene.
Dónde se pierden los pacientes que ya escribieron
Entre el anuncio y el cobro hay cuatro escalones, y en cada uno se cae gente:
- La consulta que nadie contesta. Es la pérdida más cara, porque ya pagaste por ese mensaje. Otra clínica lo describió así: «Vos clickeás un aviso, me llega un hola, y ahí se queda».
- La respuesta que llega tarde. El paciente que escribe a las once de la noche preguntando por un implante le escribe también a otras dos clínicas. La que contesta primero con un horario concreto suele quedarse con el turno.
- La respuesta que no pide nada. Mandar el precio y esperar no es responder. Si el mensaje no termina ofreciendo un día y una hora, la conversación se enfría.
- El turno que no se confirma. El paciente agendó, pero nadie le recordó el turno. Un recordatorio que pide confirmación, 24 horas antes, resuelve buena parte.
Si tu costo por paciente es alto, antes de subir la inversión conviene mirar en cuál de estos escalones se va la gente. Subir la pauta con el primer escalón roto es pagar más por consultas que tampoco se van a contestar.
Cómo conseguir más pacientes en odontología con lo que ya tenés
Algunas medidas no cuestan un peso más de pauta:
- Medir por campaña, no por mes. Si tenés una campaña de implantes y otra de ortodoncia, cada una tiene su propio costo por paciente. Una puede estar pagando a la otra.
- Anotar de dónde vino cada paciente. Una pregunta en el alta, «cómo nos conociste», alcanza para empezar. Sin ese dato, ninguna cuenta cierra.
- Tener un tiempo de respuesta objetivo. Decidir cuánto puede esperar una consulta, y revisar una vez por semana si se cumplió.
- Separar consulta de urgencia. El que escribe con dolor no puede esperar lo mismo que el que pregunta por un blanqueamiento.
- Volver a escribirle al que preguntó y no agendó. Un segundo mensaje, uno solo, con un horario concreto.
Qué mirar todos los meses
Tres números, siempre del mismo período:
- Inversión por campaña. Lo que salió de la cuenta, no lo presupuestado.
- Consultas sin respuesta. Cuántas conversaciones quedaron sin contestar o se contestaron después de un día.
- Pacientes nuevos que pagaron. Por campaña y por tratamiento.
Con esos tres se sabe si el problema es traer gente o atenderla. Y cambian la conversación con quien maneje tu pauta: en vez de discutir clics, se discute cuántos pacientes llegaron al sillón. Si estás por contratar a alguien para eso, antes leé qué pedirle a una agencia de marketing.
Lo que hacemos en Órbita
El primer escalón lo resuelve Órbita Chat, nuestro asistente de WhatsApp: contesta las consultas a cualquier hora, ofrece horarios y agenda el turno. En 30 días agendó 806 turnos solo, y cuando detecta una urgencia la deriva a una persona de la clínica.
La cuenta completa la hace el costo por paciente del sistema de gestión de Órbita, que está en preventa. Cruza lo que invertiste en cada campaña con las conversaciones, los turnos, las asistencias y lo que se cobró. Hoy la inversión se registra a mano por campaña: la vinculación automática con Meta todavía no está, y preferimos decirlo antes de que lo pregunten.