El paciente vuelve a los ocho meses con una molestia en la misma pieza. El profesional quiere ver la periapical de la última vez para comparar. Estaba en la computadora del consultorio dos, o en el celular de la asistente, o en un mail que mandó el centro de imágenes. Después de diez minutos, se saca otra. Las radiografías digitales en odontología resolvieron el revelado, pero no resolvieron dónde quedan.
Pasa en consultorios de todos los tamaños. Un odontólogo nos lo describió así cuando hablamos de cómo le llegan los estudios: «A veces lo que hacemos es nos envían la radiografía o la tomografía en forma digital». La palabra clave es «nos envían»: el archivo llega, pero no llega a la ficha.
Los cinco lugares donde terminan las radiografías digitales en odontología
Si hoy se hiciera un inventario, las imágenes de un mismo paciente estarían repartidas en varios de estos lugares:
- La computadora del sensor. El software del equipo guarda la placa en la máquina donde está conectado, con un nombre de archivo que nadie eligió.
- El pendrive. Para pasar la imagen de esa computadora a la del escritorio, o para llevarla a casa y mirarla con tiempo.
- El mail. Donde llegan las panorámicas y tomografías del centro de imágenes, mezcladas con proveedores y facturas.
- El WhatsApp. El paciente manda la foto de la placa que le hicieron en otro lado, o la asistente le saca una foto a la pantalla para mostrársela al profesional.
- El celular del profesional. Las fotos clínicas de antes y después, en la galería, entre fotos familiares.
Cada uno de esos lugares funciona para el momento. Ninguno sirve para dentro de un año, cuando hay que encontrar la imagen de un paciente puntual.
Por qué importa tenerlas ordenadas por paciente
No es una cuestión de prolijidad. Una imagen que no se encuentra tiene tres costos concretos.
Se repite el estudio. El paciente recibe otra exposición y la clínica pierde tiempo de sillón, porque buscar la anterior lleva más que sacar una nueva.
No se puede comparar. Buena parte del valor de una radiografía está en ver cómo cambió respecto de la anterior. Sin la anterior a mano, cada imagen se lee sola.
Se pierde el respaldo. Si alguna vez hay que explicar por qué se indicó un tratamiento, la imagen que lo justificó tiene que estar en la historia del paciente, con su fecha, y no en un chat.
A eso se suma algo más delicado: una radiografía es un dato de salud. Mientras circula por pendrives, mails personales y chats, cualquiera que tenga ese teléfono o esa casilla puede verla.
Cómo ordenarlas, aunque no cambien de sistema
Con lo que ya tienen se puede mejorar mucho. Tres reglas simples:
- Un solo lugar de destino. Toda imagen, venga de donde venga, termina en la ficha o carpeta del paciente. El chat, el mail o el pendrive son un paso intermedio, nunca el archivo final.
- Un nombre que se pueda buscar. Si se guardan en carpetas, el archivo lleva el apellido del paciente, la fecha y la pieza o el tipo de estudio. «IMG_4521» no se encuentra nunca más.
- Se sube el mismo día. Lo que queda «para después» en la galería del celular se queda ahí.
Y una regla para el equipo: las imágenes de pacientes no se guardan en teléfonos personales. Si hoy es la única forma, es la primera que hay que cambiar.
El paso que más cuesta: del celular a la ficha
La mayoría de las imágenes nuevas pasan, en algún momento, por un celular. La foto de la placa que trae el paciente, la foto intraoral, la imagen que llegó por WhatsApp. El problema es el traspaso: del celular a la computadora y de la computadora a la ficha. Son dos pasos, y en un día cargado ninguno de los dos se hace.
AirDrop o Bluetooth mueven el archivo, pero lo dejan en una carpeta de descargas. Siempre falta alguien que lo abra, lo renombre y lo suba a la ficha correcta.
Qué hace Órbita
En el sistema de gestión de Órbita, las radiografías e imágenes se suben desde el celular escaneando un QR que se genera en la ficha del paciente. Se abre en el navegador, sin instalar ninguna aplicación, y la placa o la foto entra ya asociada a ese paciente. El pase vence, solo sube a esa ficha y queda registrado quién lo generó.
La imagen queda en la misma ficha donde está la historia clínica, junto al odontograma y las evoluciones. La próxima vez que el paciente vuelva por esa pieza, la placa anterior está donde se la va a buscar.